# 在Microsoft 365添加新员工

> 管理员在Microsoft 365管理中心的Users → Active users → Add a user添加新员工，并给对方一个空的许可证。
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> Source: https://docs.officeniaga.com/zh/m365-admin-add-user/

要添加新员工，请用管理员账号登录Microsoft 365管理中心，前往**Users** → **Active users**，然后点击**Add a user**。给新账号分配一个公司空的许可证，这样对方就会有邮箱和Microsoft 365 App。

## 开始之前

你需要一个有适当角色的管理员账号，例如User Administrator或License Administrator。先检查两件事：

- **空的许可证**。前往**Billing** → **Licenses**，查看每个产品有多少个许可证，以及已经分配了多少个。额外的许可证要通过Office Niaga订购，不能在管理中心购买。请看[许可证和续费](/zh/m365-licences-renewal/)。
- **员工资料**。准备好对方的名字、姓氏，以及你要给对方的电邮地址。

## 添加用户

管理中心会带你走过四个简短的页面：**Basics**、**Product licenses**、**Optional settings**和**Finish**。小公司的管理中心常常显示**Simplified view**；左边菜单仍然有**Users** → **Active users**，所以两种视图都可以用这些步骤。

1. 用你的管理员账号登录[admin.microsoft.com](https://admin.microsoft.com)。
2. 在左边菜单前往**Users** → **Active users**。如果看不到**Users**，先点击**Show all**。
3. 点击**Add a user**。**Set up the basics**页面会打开。

   *(Screenshot: Active users页面，已标示Add a user)*

4. 输入**First name**和**Last name**。**Display name**会自动填好，请检查一下。然后输入**Username**，并在旁边的**Domains**选择你公司的域名（例如`aina` @ `yourcompany.com`）。
5. 保留勾选**Automatically create a password**，或取消勾选，自己输入密码。保留勾选**Require this user to change their password when they first sign in**，这样只有员工自己知道最终的密码。点击**Next**。

   *(Screenshot: Set up the basics页面，已填写示例名字，并标示Username和Domains栏)*

6. 在**Assign product licenses**，确认**Select location**显示Malaysia，然后勾选这个人应该拿到的许可证。点击**Next**。如果所有许可证都在用，Microsoft会显示**You don't have any licenses available**，并要你联系你的合作伙伴（Office Niaga）。你仍然可以选择<strong>Create user without product license (not recommended)</strong>，之后才分配许可证。

   *(Screenshot: Assign product licenses页面，没有可用的许可证，已标示Create user without product license)*

7. 在**Optional settings**，一般员工的**Roles**保留为**User: no administration access**。只把管理员角色给负责管理账号的人。**Profile info**可以不填。点击**Next**。

   *(Screenshot: Optional settings页面，Roles显示User: no administration access)*

8. 在**Review and finish**检查摘要，然后点击**Finish adding**。

   *(Screenshot: Review and finish页面，已标示Finish adding按钮)*

9. 最后一页会确认用户已添加，并显示用户名，密码则被隐藏。点击**Print**把用户名和临时密码存成PDF，然后点击**Close**。除非你要添加很多类似的员工，否则可以跳过<strong>Save these user settings as a template?</strong>。

   *(Screenshot: 用户已添加的页面，已标示Print链接，密码已隐藏)*

请亲手把临时密码交给员工，或通过安全的渠道发送，千万不要发在群聊里。然后把我们的[第一次登录Microsoft 365](/zh/m365-sign-in/)指南发给对方。

## 一次添加多个人

如果有一批新员工，**Users** → **Active users** → **Add multiple users**让你在屏幕上输入几行资料，或上传用Microsoft模板做的CSV文件。请勿更改模板里的列标题或它们的顺序，否则上传会失败。

## sales@这类共享地址

不要为共享地址用掉一个付费许可证。[共享邮箱](/zh/m365-admin-shared-mailbox/)让几位员工用sales@阅读和回复电邮，它本身不需要许可证。如果sales@只需要寄给一个人，就在对方的账号把它添加为[别名](/zh/m365-admin-alias/)。

## 还有问题？

请通过WhatsApp联系我们的支持团队：[+60 16-916 3324](https://wa.me/60169163324)。

## 常见问题

### 所有许可证都在用时，我还能添加用户吗？

你可以创建账号，但没有许可证的话，对方不会有邮箱，也不能用任何App。请向Office Niaga要多一个许可证，或从已离职的员工那里释放一个许可证 (/zh/m365-admin-staff-leaving/)，然后分配给新员工 (/zh/m365-admin-licences/)。

### 为什么没有选项可以把密码电邮给新用户？

Microsoft在2024年从管理中心移除了用电邮发送账号资料和密码的选项。请在最后一页使用Print，存成PDF，然后亲手交给员工，或通过安全的渠道发送。

### sales@或info@需要开一个新用户吗？

通常不需要。共享邮箱 (/zh/m365-admin-shared-mailbox/)不需要许可证，而且几位员工都可以打开。如果只有一个人需要这个地址，就把它添加为电邮别名 (/zh/m365-admin-alias/)。