# 员工离职时，如何处理Microsoft 365账号

> 封锁登录，把离职员工的电邮保留为共享邮箱，把OneDrive文件交给经理，然后释放许可证给新员工。
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> Source: https://docs.officeniaga.com/zh/m365-admin-staff-leaving/

员工离职时，先封锁他们的登录，然后为公司保留他们的电邮和文件，最后才释放许可证。按照这个顺序做，就不会丢失任何东西。所有步骤都在Microsoft 365管理中心[admin.microsoft.com](https://admin.microsoft.com)的**Users** → **Active users**里完成。

## 1. 阻止他们登录

在员工的最后一天做这一步；如果对方是不愉快地离开，就马上做。

1. 点击那个人的名字，然后点击**Reset password**。设置一个只有你知道的新密码，然后点击**Reset password**。这是把对方锁在外面最快的方法。
2. 再次打开那个人。在**Account**标签页的**Sign-out**下，点击**Sign out of all sessions**。这里不会再要你确认：Microsoft会显示**We have initiated a sign-out for the user**，并提醒你可能需要一些时间才会在每个设备生效。

   *(Screenshot: 用户的Account标签页，开始退出登录后已标示Sign-out部分)*

3. 点击名字下面的**Block sign-in**，勾选**Block this user from signing in**，然后点击**Save changes**。Microsoft会马上阻止新的登录，并在60分钟内让对方退出Microsoft服务。在那之前，已经登录的App还可以继续使用，所以你要先重设密码。

   *(Screenshot: Block sign-in窗格，已勾选Block this user from signing in，已标示Save changes)*

如果对方用的是公司的手机或手提电脑，请收回。他们同步到个人电脑的文件，无法从管理中心清除。

## 2. 保留他们的电邮

客户会继续寄电邮到旧地址。选择以下其中一个方法：

- **转换成共享邮箱（通常最好）**。打开那个人，前往**Mail**标签页，点击**Convert to shared mailbox**，然后点击**Convert**。这样做的时候，邮箱必须还有许可证。然后[把经理添加为成员](/zh/m365-admin-shared-mailbox/)，让经理可以阅读旧电邮和新电邮。50 GB以下的共享邮箱不需要许可证。
- **转发新电邮**。在**Mail**标签页，点击**Manage email forwarding**，勾选**Forward all emails sent to this mailbox**，输入经理的地址，然后点击**Save changes**。只有新电邮会被转发，而且账号必须保留许可证。

## 3. 把他们的文件交给经理

在许可证被移除之前，先保存离职员工的OneDrive文件。打开那个人，前往**OneDrive**标签页，在**Get access to files**下点击**Create link to files**。打开这个链接，把团队需要的东西移动或复制到共享的地方，例如[SharePoint网站](/zh/m365-sharepoint-basics/)。

取消离职员工发起的所有会议，让已预订的会议室和邀请都被清除。

## 4. 释放许可证

电邮和文件都安全后，你就可以把许可证给新员工重新使用。

1. 打开那个人，然后前往**Licenses and apps**标签页。
2. 取消勾选许可证，然后点击**Save changes**。

移除许可证后，Microsoft会保留用户的邮箱数据30天，然后删除。如果你已经先把邮箱转换成共享邮箱，电邮会保留下来。现在，这个空出来的许可证可以给[下一位员工](/zh/m365-admin-add-user/)。如果你想减少账单上的许可证数量，请在续费之前通知Office Niaga。请看[许可证和续费](/zh/m365-licences-renewal/)。

## 5. 删除账号（可选）

只有在你没有转换或转发邮箱时，才需要删除账号。请按照以下步骤：

1. 点击那个人，然后点击名字下面的**Delete user**。如果账号还有许可证或文件，Microsoft可能会先显示额外的选项，例如让另一个人查看他们的OneDrive。
2. 在<strong>Delete this user?</strong>，点击**Delete user**。

   *(Screenshot: Delete this user?窗格，已标示Delete user按钮)*

Microsoft会保留已删除的账号30天。要恢复账号，请前往**Users** → **Deleted users**，勾选那个人，然后点击**Restore user**。日历项目和别名不会恢复。

*(Screenshot: Deleted users页面，已勾选一位已删除的示例用户，已标示Restore user)*

## 还有问题？

请通过WhatsApp联系我们的支持团队：[+60 16-916 3324](https://wa.me/60169163324)。

## 常见问题

### 被封锁的账号还会占用许可证吗？

会。封锁登录并不会释放许可证。只有从用户身上移除许可证，或删除用户后，许可证才会释放。之后如果你想减少许可证，请通知Office Niaga，因为在数量减少之前，这个许可证仍然在你的订阅里。

### 我不小心删除了用户，还能拿回账号吗？

可以，只要在30天内。前往Users → Deleted users，勾选那个人，然后点击Restore user。Microsoft表示，日历项目和别名无法恢复。你需要一个空的许可证重新分配给对方。

### 为什么我不能删除这个用户？

如果你在这个账号设置了电邮转发，或已把邮箱转换成共享邮箱，请保留账号。删除它会停止转发或移除共享邮箱，而Microsoft可能会显示User cannot be deleted。