# Word、Excel & PowerPoint的自动保存 & 版本记录

> 文件在OneDrive或SharePoint时，AutoSave每隔几秒就会保存你的工作。用版本记录找回较早的版本。
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> Source: https://docs.officeniaga.com/zh/m365-office-autosave-versions/

当Word、Excel或PowerPoint文件保存在OneDrive或SharePoint时，**AutoSave**每隔几秒就会保存你的改动。如果出了问题，**Version History**让你打开并恢复文件较早的版本。

## AutoSave怎样运作

在Word、Excel或PowerPoint的左上角找**AutoSave**开关。对于保存在OneDrive或SharePoint的文件，Microsoft默认开启这个功能。

在以下情况，AutoSave会关闭或变成灰色：

- 文件在你的电脑、USB手指或公司的文件服务器，而不是在OneDrive或SharePoint。
- 文件是旧格式，例如`.doc`、`.xls`或`.ppt`。
- OneDrive同步已暂停。请看[把OneDrive和SharePoint文件同步到电脑](/zh/m365-onedrive-sync/)。

要为保存在电脑里的文件开启AutoSave，点击开关，然后选择你的OneDrive，把文件移到那里。

## 修改模板之前

AutoSave会把改动直接保存到你打开的文件。要重用旧报价单或模板而不改到原本的文件，先点击**File** → **Save a Copy**，给副本取个新名字，然后编辑副本。在网页版App，同样的选项是**File** → **Create a Copy** → **Create a copy online**。

## 恢复较早的版本

Microsoft会保留存放在OneDrive和SharePoint的文件的较早版本。你可以用桌面App、网页或OneDrive找回旧版本。

在Windows的桌面App，按照以下步骤：

1. 在Word、Excel或PowerPoint打开文件。
2. 点击顶部标题栏里的文件名，然后点击**Version History**。
3. 从列表选择一个版本，然后点击**Open version**。它会另外打开，让你和目前的文件比较。
4. 要回到那个版本，点击**Restore**。

在Mac，点击标题栏里的文件名，然后点击**Browse Version History**。

在网页版Word、Excel或PowerPoint，步骤有点不同：

1. 点击**File**。菜单顶部会显示文件自动保存到哪里。点击**Version History**。

   *(Screenshot: 网页版Word的File菜单，显示Autosaved online to Documents，Version History已标示)*

2. 右边会打开**Version History**窗格。点击一个较旧的版本来预览。
3. 点击顶部的**Restore**，把那个版本变成目前的版本；或点击**Save a Copy**，把它保存为另一个文件。点击**Back to document**就能离开，不做任何改动。

   *(Screenshot: Version History，已选择一个较旧的版本，Restore按钮已标示)*

如果同事正在编辑同一个Excel文件，请等他们完成后再恢复。

## 在网页版OneDrive恢复

你也可以不打开文件就恢复版本。

1. 在OneDrive或SharePoint文档库，右键点击文件，然后选择**Version history**。

   *(Screenshot: OneDrive右键菜单，Version history已标示)*

2. 在**Version history**列表，把鼠标移到你要的版本上，然后点击版本号旁边的<strong>...</strong>（更多选项）。
3. 点击**Restore**。**Open File**让你先查看那个版本。

   *(Screenshot: Version history列表，更多选项菜单已打开，Restore已标示)*

## 版本保留多久

SharePoint和OneDrive保留多少个版本由管理员控制，所以每间公司都不一样。删除的文件会进入**Recycle bin**，除非管理员改了设置，否则Microsoft会把工作文件保留在那里93天。

## 还有问题？

请通过WhatsApp联系我们的支持团队：[+60 16-916 3324](https://wa.me/60169163324)。

## 常见问题

### AutoSave开关是灰色的。

AutoSave只适用于保存在OneDrive或SharePoint、而且是新格式（.docx、.xlsx、.pptx）的文件。如果OneDrive同步已暂停，或Excel文件使用旧的共享工作簿或设有密码，AutoSave也会关闭。请先把文件移到或保存到OneDrive。

### Save As在哪里？

AutoSave开启时，Save As会变成Save a Copy。修改模板或旧报价单前先用它，就不会覆盖原本的文件。

### 我删除了整个文件，不只是一些文字。

在网页上打开OneDrive或SharePoint网站，查看Recycle bin。除非管理员改了设置，否则Microsoft会把删除的工作文件保留在那里93天。