# 把OneDrive和SharePoint文件同步到电脑

> 在Windows或Mac设置OneDrive App，看懂云朵和勾号图标，备份Desktop和Documents，并解决常见的同步问题。
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> Source: https://docs.officeniaga.com/zh/m365-onedrive-sync/

OneDrive App会让你的工作文件同时存在电脑和云端。用工作账号登录OneDrive后，你的文件会出现在File Explorer或Finder里一个叫**OneDrive - YourCompanyName**的文件夹。

## 在Windows设置OneDrive

Windows 11已经安装了OneDrive。如果是较旧的电脑，请先从Microsoft的OneDrive下载页面下载。

1. 点击**Start**按钮，搜索**OneDrive**，然后打开它。

   *(Screenshot: Windows开始菜单搜索onedrive，最佳匹配是OneDrive App)*

2. 在**Set up OneDrive**输入你的工作电邮地址，点击**Sign in**，然后输入密码。

   *(Screenshot: Set up OneDrive窗口，已输入工作电邮地址，并有Sign in按钮)*

3. Microsoft会问<strong>Sign in to all apps and websites on this device?</strong>。如果是共用或个人电脑，选择**No, this app only**；如果是公司电脑，选择**Yes**。

   *(Screenshot: Sign in to all apps and websites on this device?窗口，有No, this app only和Yes按钮)*

4. 在**Your OneDrive folder**，查看**Your OneDrive folder is here**下的位置，然后点击**Next**。如果要放在另一个磁盘，请先点击**Change location**。

   *(Screenshot: Your OneDrive folder页面，显示Your OneDrive folder is here下的文件夹路径、Change location链接和Next按钮)*

5. 在**Get to know your OneDrive**、**Share files and folders**和**All your files, ready and on-demand**页面点击**Next**。

   *(Screenshot: All your files, ready and on-demand页面，说明Online-only、On this device和Always available图标)*

6. 在**Get the mobile app**点击**Later**。你随时都可以安装手机App。

   *(Screenshot: Get the mobile app页面，有Get the mobile app和Later按钮)*

7. 在**Your OneDrive is ready for you**点击**Open my OneDrive folder**。

   *(Screenshot: Your OneDrive is ready for you页面，有Open my OneDrive folder按钮)*

完成后，时钟旁边会出现一个云朵图标，File Explorer也会打开**OneDrive - YourCompanyName**文件夹。

## 在Mac设置OneDrive

Mac App的用法一样。

1. 从**Applications**打开**OneDrive**，或按**Command + Space**搜索它。
2. 用你的工作账号登录。
3. 选择OneDrive文件夹的位置，再选择要同步的文件夹，然后点击**Next**。
4. 出现提示时，在Mac的设置里开启**OneDrive Finder Integration**，这样Finder才会显示状态图标。

## 手机上的OneDrive

OneDrive手机App不会像电脑App那样同步整个文件夹。它显示云端的文件，你打开哪个文件，它才下载哪个。使用步骤如下：

1. 从Google Play或App Store安装**Microsoft OneDrive**，然后用工作账号登录。请看[安装Word、Excel、Outlook和其他Microsoft 365 App](/zh/m365-install-apps/)。
2. 点击**My files**，就能看到和电脑上一样的文件。
3. 如果要把文件留在手机上，没有网络时也能用，点击文件旁边的<strong>...</strong>，然后开启**Make available offline**。之后文件会出现在**Home**标签页的**Offline files**下。

   *(Screenshot: Android上：OneDrive文件菜单，已标示Make available offline开关)*

要从手机添加照片或文件，点击右下角的<strong>+</strong>，然后选择**Upload**。

## 图标代表什么

OneDrive会把部分文件只放在云端，等你打开时才下载，以节省空间。每个文件旁边的图标会告诉你文件在哪里：

- **蓝色云朵**：只在线上。连接网络时才能打开。
- **白色圆圈里的绿色勾号**：你打开过，所以已经下载。离线也能用。
- **绿色圆圈里的白色勾号**：你选择了**Always keep on this device**。
- **两个箭头**：正在同步。
- **红色叉号**：无法同步。请看下面的常见问题。

你可以在File Explorer的**Status**栏看到这些图标。

*(Screenshot: File Explorer显示OneDrive - Syarikat Anda Sdn. Bhd文件夹，Status栏有蓝色云朵、绿色空心勾号和实心绿色勾号)*

出门前，右键点击文件或文件夹，选择**Always keep on this device**；或选择**Free up space**，把它送回云端。

*(Screenshot: File Explorer右键菜单，有Always keep on this device、Free up space和OneDrive选项)*

## 备份Desktop和Documents

OneDrive可以备份你的**Desktop**、**Documents**和**Pictures**文件夹，就算手提电脑不见了，文件也安全。

1. 点击时钟旁边的OneDrive云朵图标，然后点击齿轮图标，再点击**Settings**。

   *(Screenshot: 从云朵图标打开的OneDrive面板，齿轮菜单已打开，Settings在最上面)*

2. 打开**Sync and backup**标签页，然后点击**Manage backup**。

   *(Screenshot: OneDrive Settings的Sync and backup标签页，有Manage backup按钮)*

3. 在**Back up folders on this device in OneDrive**，开启你要备份的文件夹，然后点击**Save changes**。

   *(Screenshot: Back up folders on this device in OneDrive窗口，Documents和Pictures已开启)*

你的管理员可能已经为所有人开启这项功能，或把它关闭了。

## 在旧电脑停止同步

把电脑送人或重设之前，请先解除OneDrive和这台电脑的连接。你的文件仍安全地存在云端。

1. 点击时钟旁边的OneDrive云朵图标，然后点击齿轮图标，再点击**Settings**。
2. 打开**Account**标签页，然后点击**Unlink this PC**。

   *(Screenshot: OneDrive Settings的Account标签页，显示工作账号和Unlink this PC链接)*

3. 点击**Unlink account**确认。

   *(Screenshot: Unlink account on this PC?窗口，有Unlink account和Cancel按钮)*

已经下载到电脑的文件会留在那个文件夹里，只在线上的文件则会从文件夹移除。

## 找回删除的文件

在电脑上删除已同步的文件，也会把它从OneDrive删除，但在一段时间内你还可以找回来。

1. 打开网页版[OneDrive](https://m365.cloud.microsoft)，然后点击左边的**Recycle bin**。

   *(Screenshot: OneDrive Recycle bin，有已删除的示例文件，Recycle bin菜单项已标示)*

2. 点击文件旁边的圆圈，然后点击顶部的**Restore**。文件会回到原本的文件夹，并再次同步到你的电脑。

如果文件不在那里，请查看页面底部的**Second-stage recycle bin**链接。

## 来自SharePoint和Teams的团队文件

要在File Explorer看到团队的文件，请打开团队的SharePoint网站或Teams里的文件，前往文件夹或文档库，然后点击**Add shortcut to OneDrive**。这个文件夹就会出现在你的OneDrive文件夹里。Microsoft建议用快捷方式，而不是旧的**Sync**按钮。请看[SharePoint入门：团队网站 & 共享文件](/zh/m365-sharepoint-basics/)。

## 还有问题？

请通过WhatsApp联系我们的支持团队：[+60 16-916 3324](https://wa.me/60169163324)。

## 常见问题

### 文件显示一个红色圆圈，里面有白色叉号。

OneDrive无法同步这个文件。如果文件正打开着，请先关闭，确认文件名没有特殊字符，而且完整路径不会太长，然后再试。你也可以把文件移出OneDrive，再移回来。

### OneDrive一直停在Processing changes。

文件正打开着、文件很大，或有很多文件在等候时，就会这样。请关闭打开的文件，等一等。如果一直卡住，右键点击OneDrive云朵图标，暂停同步2小时，然后恢复同步。

### 我在电脑上删除了文件，它就没了吗？

删除已同步的文件，也会把它从OneDrive删除。打开网页版OneDrive，查看Recycle bin。除非管理员更改了设置，否则Microsoft会把删除的工作文件在那里保留93天。