# 发布并分享Power BI报告

> 从Power BI Desktop把报告发布到My workspace，在app.powerbi.com打开并分享给同事。免费许可证能做什么，何时需要Pro。
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> Source: https://docs.officeniaga.com/zh/m365-powerbi-publish-share/

报告在Power BI Desktop里准备好后，点击**Publish**并选择**My workspace**。报告会上传到Power BI service，你可以在[app.powerbi.com](https://app.powerbi.com)打开它，并分享给同事。免费许可证可以发布到**My workspace**，但分享需要Power BI Pro，你和你分享的对象都需要。

我们在2026年9月27日测试了这些步骤，使用Windows 11上的Power BI Desktop、[安装Power BI Desktop并制作第一份报告](/zh/m365-powerbi-desktop-first-report/)里的示例报告“Laporan Jualan”，以及一个使用免费许可证的账号。

## 开始之前

发布前你需要准备三样东西：

- Power BI Desktop里一份已保存的报告。请看[安装Power BI Desktop并制作第一份报告](/zh/m365-powerbi-desktop-first-report/)。
- 工作或学校账号。Gmail和其他个人地址不被接受。
- Power BI许可证。免费许可证（**Microsoft Fabric free**）足以发布到**My workspace**，而且你可以在发布过程中顺便注册。要分享，你需要**Power BI Pro**。请看[Power BI是什么，你需要哪种许可证](/zh/m365-powerbi-what-is/)。

## 从Power BI Desktop发布

发布会把报告和它的数据副本上传到Power BI service。你电脑上的文件保持不变。

1. 在Power BI Desktop打开你的报告并保存。
2. 在**Home**标签页点击**Publish**。你也可以点击**File** → **Publish** → **Publish to Power BI**。

   *(Screenshot: Power BI Desktop的Home标签页，Publish按钮已标示，页面上是Laporan Jualan报告)*

3. 如果你还没登录，Power BI会要求输入电邮。输入工作电邮并点击**Continue**，然后像平时一样用密码和多重验证（MFA）登录。如果Microsoft问<strong>Sign in to all apps and websites on this device?</strong>，在共用电脑上请选择**No, this app only**。

   *(Screenshot: 点击Publish后出现的Enter your email address框，Email栏已标示)*

如果你的账号已经有Power BI许可证，请直接跳到[选择发布位置](#选择发布位置)。

## 如果Power BI要求你注册

如果你的账号从来没用过Power BI，Microsoft会先要求你注册免费许可证。Power BI Desktop会显示**Check your browser to complete the Power BI sign up process**。

*(Screenshot: Power BI Desktop登录框，Check your browser to complete the Power BI sign up process信息已标示)*

在浏览器里注册只需三个简短步骤：

1. 在**You've selected Microsoft Fabric free**页面，确认显示的是你的工作账号，然后点击**Continue**。

   *(Screenshot: Microsoft Fabric free注册页面，显示已登录的工作账号，Continue按钮已标示)*

2. 在**Create your account**下，于**Country or Region**选择Malaysia，并填写**Job title**、**Company name**和**Business phone number**。电话号码要连同区号输入，例如03-8873 3816。两个勾选框是用来接收Microsoft及其合作伙伴的营销电邮的：可以不勾选。点击**Get Started**。

   *(Screenshot: Create your account表格，已填写Malaysia、职位、公司名称和电话号码，两个营销勾选框未勾选，Get Started已标示)*

3. Microsoft会显示**Thanks for signing up for Microsoft Fabric free**和你的用户名。点击**Get Started**，在浏览器打开Power BI。

   *(Screenshot: 确认步骤显示Thanks for signing up for Microsoft Fabric free，Get Started已标示)*

这个注册是免费的，不要求付款，也不会开始试用期。完成后，回到Power BI Desktop再点击一次**Publish**。如果Microsoft说不允许注册，表示管理员已关闭自助注册。请向管理员或Office Niaga申请许可证。

## 选择发布位置

用有许可证的账号登录后，Power BI会问你要把报告放在哪里。

1. 在**Publish to Power BI**的**Select a destination**下，选择**My workspace**，然后点击**Select**。如果你有Pro，而公司有共享的workspace（工作区），也可以改选其中一个。

   *(Screenshot: Publish to Power BI框，已选择My workspace，Select按钮已标示)*

2. 发布完成后，Power BI会显示<strong>Success!</strong>和一个链接，例如**Open 'Laporan Jualan.pbix' in Power BI**。点击链接在浏览器打开报告，或点击**Got it**关闭这个框。

   *(Screenshot: Publishing to Power BI框显示Success!，Open Laporan Jualan.pbix in Power BI链接已标示)*

## 在Power BI service打开报告

Power BI service是你在浏览器查看已发布报告的地方。你自己的报告在**My workspace**里。

1. 前往[app.powerbi.com](https://app.powerbi.com)，用工作电邮登录。
2. 点击左边的**My workspace**。你的报告会列出两次：一次是**Report**，一次是**Semantic model**。

   *(Screenshot: My workspace列出两次Laporan Jualan，分别是Report和Semantic model，两者都已标示)*

3. 点击**Report**打开它。图表的用法和Desktop一样：把鼠标移到柱子上可看到数值，点击柱子则可过滤其他视觉对象。

   *(Screenshot: 在Power BI service打开的Laporan Jualan报告，显示每月销售额柱形图和335K总额卡片，Share按钮已标示)*

语义模型保存着报告的数据。请把它留在工作区里：报告需要它。

## 分享报告

分享会把报告链接发给同事。他们可以在浏览器或Power BI手机App里打开，并且总是看到你最新发布的版本。要分享，请打开报告并点击顶部的**Share**。

### 使用免费许可证

使用免费许可证时，**Share**不会打开分享框。Power BI会改为显示**Upgrade to a paid Power BI license**，说明把报告分享给别人是付费功能。

*(Screenshot: Upgrade to a paid Power BI license框，有Buy now和Try free按钮，X关闭按钮已标示)*

这个框有两个按钮：

- **Buy now**会带你直接向Microsoft购买Pro。
- **Try free**会开始60天的Power BI试用。

如果要改通过Office Niaga购买Pro，请点击**X**关闭这个框，然后WhatsApp我们。之后由管理员分配许可证：请看[为员工分配Power BI Pro许可证](/zh/m365-powerbi-assign-licence/)。使用免费许可证时，你也不能发布到共享的工作区：你只能用**My workspace**。

### 使用Power BI Pro

有Pro的话，**Share**会打开**Send link**框。Microsoft说明的步骤如下：

1. 选择链接给谁用：**People in your organization**、**Specific people**或**People with existing access**。
2. 如果选**Specific people**，输入对方的名字或电邮地址。
3. 复制链接，或直接从框里通过电邮、Outlook、PowerPoint或Teams发送。

在链接设置里，**Reshare**让你分享的对象可以把报告再转给别人，**Build**让他们用你的数据制作自己的报告。Microsoft默认包含**Reshare**，如果你不想报告被转出去，请取消勾选。

你分享的对象也需要许可证。Microsoft表示，接收者“也需要Power BI Pro或PPU许可证，除非内容放在Premium或Fabric容量里”。只有Premium容量和F64以上的Fabric容量，才让使用免费许可证的同事查看共享的报告。

Microsoft在[publish from Power BI Desktop](https://learn.microsoft.com/en-us/power-bi/create-reports/desktop-upload-desktop-files)和[share reports and dashboards](https://learn.microsoft.com/en-us/power-bi/collaborate-share/service-share-dashboards)里说明了这些步骤。

## 还有问题？

请通过WhatsApp联系我们的支持团队：[+60 16-916 3324](https://wa.me/60169163324)。

## 常见问题

### Power BI Desktop叫我查看浏览器，以完成Power BI注册。

你的账号还没有Power BI许可证。在已打开的浏览器窗口里完成Microsoft Fabric free注册，然后回到Power BI Desktop再点击一次Publish。如果注册被阻止，表示管理员已关闭自助注册：请向管理员或Office Niaga申请许可证。

### 我点击了Share，Power BI却显示Upgrade to a paid Power BI license。

这是免费许可证的限制：分享需要Power BI Pro。点击X关闭这个框。要通过Office Niaga购买Pro，请WhatsApp我们，之后由管理员分配许可证。请看为员工分配Power BI Pro许可证 (/zh/m365-powerbi-assign-licence/)。

### 同事打开了链接，却看不到报告。

你分享的对象也需要Power BI Pro或Premium Per User，除非报告放在Premium容量或F64以上Fabric容量的工作区里。

### 分享报告时，Excel文件也会一起分享吗？

不会。对方能看到报告并与它互动，但拿不到你的.pbix或Excel文件。报告显示的是你上次发布或刷新时的数据。