Urus akaun Google Workspace apabila staf berhenti

Apabila staf berhenti, reset password dan gantung akaunnya terlebih dahulu, kemudian pindahkan fail Drive dan acara Calendar miliknya kepada pengurus. Padam pengguna itu hanya selepas data itu selamat dipindahkan.

1. Reset password dan gantung akaun itu. Dalam Admin console, pergi ke Directory > Users dan buka akaun staf yang berhenti. Klik Reset password (lihat Reset password staf Google Workspace), kemudian klik Suspend user. Tindakan ini menyekat log masuk dengan serta-merta, tetapi fail staf itu kekal tanpa perubahan.
2. Pindahkan fail Drive. Pergi ke Apps > Google Workspace > Drive and Docs > Transfer ownership. Masukkan staf yang berhenti sebagai From user dan pengurus sebagai To user, kemudian klik Transfer Files.
3. Pindahkan acara Calendar. Pergi ke Apps > Google Workspace > Calendar, kemudian klik Event and Secondary calendar management > Events transfer. Masukkan nama pengguna staf yang berhenti, tandakan Transfer events to other user, masukkan pengurus sebagai pemilik baharu, dan klik Transfer Events. Hanya acara akan datang yang mempunyai tetamu akan dipindahkan. Acara yang telah berlalu, acara peribadi dan kalendar sekunder tidak dipindahkan.
4. Padam pengguna itu. Selepas data Drive dan Calendar dipindahkan, pergi ke Directory > Users, pilih staf yang berhenti, dan klik Delete user.

Akaun yang digantung masih menggunakan lesen berbayar, dan dicaj pada kadar yang sama dengan akaun aktif. Tindakan memadam pengguna itu mengosongkan lesen tersebut, supaya anda boleh menambah staf baharu menggunakan lesen yang sama tanpa membeli lesen tambahan. Untuk mengurangkan bilangan lesen, anda perlu menguruskannya melalui Office Niaga semasa pembaharuan.

Sebaik sahaja anda memadam pengguna itu, tambah alamat lamanya sebagai alias pada akaun pengurus, supaya e-mel daripada pelanggan terus sampai. Lakukan langkah ini dengan segera, kerana anda hanya mempunyai 20 hari untuk memulihkan pengguna yang dipadam. Untuk peti mel di Office Niaga Mail, ikut panduan Apabila staf berhenti.

Masih ada masalah?

Hubungi pasukan sokongan kami melalui WhatsApp di +60 16-916 3324.

Isu biasa

Adakah akaun Google Workspace yang digantung masih menggunakan lesen?

Ya. Akaun yang digantung dicaj pada kadar yang sama dengan akaun aktif, jadi tindakan menggantung akaun staf yang berhenti tidak mengosongkan lesen itu dengan sendirinya. Anda hanya boleh menggunakan lesen itu semula apabila anda memadam pengguna itu, atau apabila Office Niaga mengurangkan bilangan lesen anda semasa pembaharuan.

Boleh saya terus menerima e-mel staf yang berhenti selepas saya memadam akaunnya?

Boleh. Selepas anda memadam pengguna itu, tambah alamat lamanya sebagai alias pada akaun pengurus, supaya e-mel yang masuk sampai ke inbox pengurus dan tidak dikembalikan kepada pengirim.

Berapa lama masa yang saya ada untuk membatalkan pemadaman yang tersilap?

Google memberi anda tempoh 20 hari untuk memulihkan pengguna yang dipadam dan datanya. Selepas tempoh itu, akaun dan semua kandungannya hilang secara kekal.

Artikel berkaitan

• Tambah staf baharu ke Google Workspace
• Tukar nama pengguna Google Workspace atau tambah alias e-mel
• Tambah lesen, naik taraf pelan atau perbaharui Google Workspace