Apabila staf berhenti

Apabila staf berhenti, anda sebagai admin domain perlu melakukan langkah-langkah di bawah mengikut susunan, supaya anda tidak kehilangan e-mel pelanggan atau menyekat akses seseorang terlalu awal. Menggunakan Google Workspace? Lihat Urus akaun Google Workspace apabila staf berhenti.

1. Tukar kata laluan dengan serta-merta

Reset password pengguna itu sebaik sahaja staf itu berhenti. Aplikasi yang menggunakan kata laluan lama tidak dapat log masuk lagi, jadi akses terhenti apabila setiap peranti cuba menyambung semula.

2. Alihkan e-mel baharu

Log masuk ke webmail sebagai staf itu dengan kata laluan baharu daripada langkah 1, atau buka peti mel staf itu melalui akaun admin anda dengan Impersonate User. Sediakan autoresponder untuk memberitahu pengirim bahawa staf itu telah berhenti, majukan e-mel baharu kepada rakan sekerja, atau lakukan kedua-duanya.

3. Simpan e-mel lama dan kenalan

Semasa masih dalam akaun itu, kongsi peti mel dengan rakan sekerja jika dia memerlukan perbualan lama, dan eksport kenalan. Perkongsian hanya memberikan akses, jadi minta rakan sekerja itu memindahkan apa-apa yang dia perlukan ke dalam folder miliknya sendiri sebelum langkah seterusnya.

4. Padam akaun

Log masuk dengan akaun admin domain anda, klik Domain Settings, kemudian Accounts, tandakan pengguna itu dan klik Delete. Tindakan ini juga menghentikan pemajuan e-mel (email forwarding) dan autoresponder daripada langkah 2, dan menamatkan perkongsian peti mel daripada langkah 3.

Caution

Tindakan memadam pengguna akan memadam semua e-melnya secara kekal, termasuk e-mel yang dilihat oleh rakan sekerja melalui perkongsian. Pindahkan apa-apa yang diperlukan terlebih dahulu.

5. Pastikan alamat e-mel terus berfungsi (tidak wajib)

Supaya ahmad@syarikatanda.com terus berfungsi, cipta alias dengan nama yang sama dan halakan ke peti mel rakan sekerja sebaik sahaja anda memadam pengguna itu.

Isu biasa

Boleh ahmad@ terus berfungsi selepas saya memadam akaun Ahmad?

Boleh. Cipta alias dengan nama yang sama dan halakan ke peti mel rakan sekerja sebaik sahaja anda memadam pengguna itu, supaya tiada e-mel yang dikembalikan kepada pengirim antara kedua-dua langkah itu.

Adakah telefon dan komputer ribanya berhenti menyemak e-mel serta-merta selepas saya menukar kata laluannya?

Aplikasi yang menggunakan kata laluan lama tidak dapat log masuk lagi, jadi akses terhenti apabila setiap peranti cuba menyambung semula. Proses ini boleh mengambil sedikit masa. Akses tidak terhenti sebaik sahaja anda menukar kata laluan.

Apakah yang berlaku kepada e-mel lamanya jika saya terus memadam akaun itu?

E-mel itu dipadam secara kekal, termasuk apa-apa yang dikongsi dengan rakan sekerja. Minta rakan sekerja anda memindahkan apa-apa yang dia perlukan ke dalam folder miliknya sendiri sebelum anda memadam pengguna itu.

Artikel berkaitan

• Tukar atau reset password
• Majukan e-mel dan autoresponder
• Kongsi peti mel (shared inbox)
• Cipta alias atau mailing list