Sediakan out-of-office reply dalam Outlook untuk Microsoft 365

Untuk menyediakan out-of-office reply, on-kan Automatic replies dalam Outlook. Dalam Outlook baru (new Outlook) dan Outlook on the web, tetapan ini ada di Settings > Account > Automatic replies. Dalam Outlook klasik (classic Outlook), tetapan ini ada di File > Automatic Replies. Server Microsoft yang menghantar reply itu, jadi komputer anda boleh kekal off semasa anda tiada di pejabat.

Outlook baru & Outlook on the web

Kedua-duanya menggunakan tetapan yang sama, jadi jika anda on-kan reply automatik dalam satu, ia juga on dalam yang satu lagi.

1. Pilih Settings (ikon gear di bahagian atas sebelah kanan).
2. Pilih Account, kemudian Automatic replies.
3. On-kan suis Automatic replies.
4. Tandakan Send replies only during a time period dan tetapkan tarikh serta masa mula dan tamat, supaya reply itu off sendiri apabila anda kembali.
5. Taip mesej untuk rakan sekerja dalam kotak pertama.
6. Untuk membalas orang di luar syarikat juga, tandakan Send replies outside your organization dan taip mesej untuk pelanggan. Tandakan Send replies only to contacts jika anda tidak mahu membalas newsletter dan iklan.
7. Pilih Save.

Outlook klasik untuk Windows

Outlook klasik ada tab berasingan untuk rakan sekerja dan untuk orang di luar syarikat.

1. Pilih File > Automatic Replies.
2. Pilih Send automatic replies.
3. Tandakan Only send during this time range dan pilih masa mula dan tamat.
4. Pada tab Inside My Organization, taip mesej untuk rakan sekerja.
5. Pada tab Outside My Organization, tandakan pilihan untuk membalas orang di luar organisasi, pilih My Contacts only atau Anyone outside my organization, dan taip mesej anda.
6. Pilih OK.

Semasa reply itu on, satu bar di bawah ribbon mengingatkan anda. Pilih Turn off pada bar itu untuk menghentikannya lebih awal.

Apa yang perlu ditulis

Pastikan reply anda ringkas dan berguna. Out-of-office reply yang baik menyatakan:

• Tempoh anda tiada di pejabat dan tarikh anda kembali.
• Siapa yang perlu dihubungi untuk perkara segera, dengan e-mel atau nombor telefon mereka.
• Jangan masukkan maklumat yang boleh membantu orang yang tidak dikenali, seperti “pejabat kosong” atau alamat rumah anda.

Masih ada masalah?

Hubungi pasukan sokongan kami melalui WhatsApp di +60 16-916 3324.

Isu-isu biasa

Adakah saya perlu membiarkan komputer saya on supaya reply automatik berfungsi?

Tidak. Dengan akaun Microsoft 365, reply automatik dihantar oleh server Microsoft, jadi anda boleh tutup Outlook dan off-kan komputer anda.

Boleh saya menyediakan out-of-office reply untuk shared mailbox syarikat kami?

Menurut Microsoft, hanya admin Microsoft 365 anda yang boleh menyediakan reply automatik untuk shared mailbox. Minta bantuan admin anda atau hubungi Office Niaga melalui WhatsApp.

Kenapa saya tidak nampak **Automatic Replies** dalam Outlook klasik?

Butang itu hanya muncul untuk akaun Microsoft 365 (Exchange). Jika anda menambah e-mel kerja anda sebagai akaun IMAP atau POP, buang akaun itu dan tambahkannya semula dengan cara biasa.

Artikel berkaitan

• Cipta signature e-mel dalam Outlook untuk Microsoft 365
• Guna Outlook on the web dengan akaun Microsoft 365 anda
• Buka shared mailbox (sales@, info@) dalam Outlook
• Kongsi kalendar Outlook dengan rakan sekerja dalam Microsoft 365