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在Gmail里使用Gemini:Help me write、摘要 & 回复

更新于 适用于Google Workspace

用Help me write起草电邮 (0:26)

所有Google Workspace Business和Enterprise配套都包含Gmail里的Gemini,Business Starter也一样。它能帮你起草电邮、总结很长的邮件串,以及建议回复。

你的账号必须开启smart features,才能在Gmail里使用Gemini。第一次打开Gmail时,你可能会看到一个分3步的小窗口,标题是Turn on smart features to get more out of Gmail, Chat, and Meet(底部显示“1 of 3”)。选择Turn on smart features,点击Next,然后完成另外两步。如果你选择Turn off smart features,Gmail里的Gemini就无法使用。

Turn on smart features to get more out of Gmail, Chat, and Meet窗口

之后要查看或更改这个设置:

  1. 在电脑上打开Gmail,点击齿轮图标,然后点击See all settings。

    Gmail的齿轮图标和See all settings按钮

  2. 在General标签页,找到Smart features,勾选Turn on smart features in Gmail, Chat, and Meet。

    General标签页里的Smart features勾选框和Manage Workspace smart feature settings按钮

  3. 在Google Workspace smart features旁边,点击Manage Workspace smart feature settings。在打开的窗口里,开启Smart features in Google Workspace,然后点击该窗口里的Save。窗口里也列出Smart features in other Google products,使用Gmail里的Gemini不需要开启它。

    Google Workspace smart features窗口和Smart features in Google Workspace开关

  4. 回到设置页面,向下滚动,点击Save Changes。

新电邮、回复或已经开始写的草稿都可以用。

  1. 点击Compose,或打开一封电邮后点击Reply。

  2. 在撰写窗口底部的Help me write提示栏输入你的要求,然后点击Submit箭头。例如:“Thank a supplier for delivering our order on time and confirm payment next week.”

    Help me write提示栏,里面有示例提示词和Submit箭头

  3. 没有提示栏?这是因为smart features关闭了。点击底部工具栏的Help me write图标,输入你的要求,再点击Submit箭头。

    New Message窗口和Help me write图标

  4. Gemini会把草稿写进电邮里。底部的栏现在显示Describe your change和Polish。

    Gemini写好的草稿,以及Describe your change栏、Polish、Undo和Redo

  5. 阅读草稿。要修改的话,在Describe your change输入新的指示,例如“Make it shorter”或“Mention the invoice number”,或点击Polish。要换语气或长度,点击More options(三个点),然后选择Formalize、Friendly或Shorten。

    More options菜单里的Formalize、Friendly和Shorten

  6. 修改任何错误的地方,然后照常发送。

要回到之前的版本,点击栏右边的Undo或Redo。Gemini可能会用你其他电邮和Drive文件里的资料来填写草稿,所以发送前请检查名字、日期和数字。

Gemini可以在Ask Gemini侧边栏里总结你打开的电邮或邮件串。

  1. 打开电邮或邮件串。
  2. 点击Gmail右上角的Ask Gemini。
  3. 在侧边栏里,点击建议的Summarize this email in more detail,或输入你自己的要求,例如“Summarise this thread in three bullet points”。
  4. 在侧边栏里阅读摘要。

在一些较长的邮件串,Gmail也可能在顶部显示摘要。如果邮件串提到有截止日期的任务,Gemini可能会在旁边显示Remind me,点击后会在Google Tasks和Calendar里添加提醒。

Gemini可以按你平时的语气,建议一个完整的回复。

  1. 打开你收到的电邮。
  2. 在电邮底部,点击建议的回复。
  3. 修改文字,然后点击Send。

只有当你的Google账号语言是英文时,才会出现建议的回复,而且不是每封电邮都有。

其他问题可以点击Gmail右上角的Ask Gemini,打开侧边栏。输入要求,例如“Summarise unread emails from this week”或“When is my next flight?”,然后点击Submit。Gemini只会读取你本来就能看到的电邮。

Gmail右上角的Ask Gemini图标

Gemini侧边栏,Ask Gemini框里有示例提示词

打开电邮时,侧边栏也会为这封电邮建议提示词,例如Summarize this email in more detail和List action items from this email。点击其中一个,Gemini就会在侧边栏里回答。

打开的示例电邮旁边,Gemini侧边栏里的Summarize this email in more detail建议

侧边栏里Gemini对示例电邮的摘要

Gemini可以在草稿里为语法、语气和文风问题加上底线。点击有底线的字查看建议,然后点击建议来接受,或点击Ignore。校对功能支持英文和西班牙文。要停用它,前往Settings → See all settings → General,选择Grammar suggestions off。

请通过WhatsApp联系我们的支持团队:+60 16-916 3324。

常见问题

我看不到Help me write或Ask Gemini,为什么?

请先开启smart features。在Gmail里,前往Settings → See all settings → General,勾选Turn on smart features in Gmail, Chat, and Meet。然后点击Manage Workspace smart feature settings,开启Smart features in Google Workspace,在那个窗口里点击Save,最后点击设置页面底部的Save Changes。如果还是看不到,可能是你的管理员关闭了它。请看开启或关闭Gemini。

Help me write可以用马来文吗?

根据Google的列表,Gmail里的Help me write支持英文和其他几种语言,但暂时还不支持马来文。用英文写提示词,再要求用马来文回复,也许行得通,但请仔细检查结果。

为什么我在Gmail里找不到Help me schedule?

Help me schedule会在电邮里建议会议时间,需要Business Standard或更高级的配套。Business Starter只包含Help me write、邮件串摘要、建议回复和校对。如需升级,请看Licences and renewal。

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