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Mistral Le Chat员工离职时，如何处理Microsoft 365账号
员工离职时，先封锁他们的登录，然后为公司保留他们的电邮和文件，最后才释放许可证。按照这个顺序做，就不会丢失任何东西。所有步骤都在Microsoft 365管理中心admin.microsoft.com的Users → Active users里完成。
1. 阻止他们登录
Section titled “1. 阻止他们登录”在员工的最后一天做这一步；如果对方是不愉快地离开，就马上做。
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点击那个人的名字，然后点击Reset password。设置一个只有你知道的新密码，然后点击Reset password。这是把对方锁在外面最快的方法。
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再次打开那个人。在Account标签页的Sign-out下，点击Sign out of all sessions。这里不会再要你确认：Microsoft会显示We have initiated a sign-out for the user，并提醒你可能需要一些时间才会在每个设备生效。
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点击名字下面的Block sign-in，勾选Block this user from signing in，然后点击Save changes。Microsoft会马上阻止新的登录，并在60分钟内让对方退出Microsoft服务。在那之前，已经登录的App还可以继续使用，所以你要先重设密码。
如果对方用的是公司的手机或手提电脑，请收回。他们同步到个人电脑的文件，无法从管理中心清除。
2. 保留他们的电邮
Section titled “2. 保留他们的电邮”客户会继续寄电邮到旧地址。选择以下其中一个方法：
- 转换成共享邮箱（通常最好）。打开那个人，前往Mail标签页，点击Convert to shared mailbox，然后点击Convert。这样做的时候，邮箱必须还有许可证。然后把经理添加为成员，让经理可以阅读旧电邮和新电邮。50 GB以下的共享邮箱不需要许可证。
- 转发新电邮。在Mail标签页，点击Manage email forwarding，勾选Forward all emails sent to this mailbox，输入经理的地址，然后点击Save changes。只有新电邮会被转发，而且账号必须保留许可证。
3. 把他们的文件交给经理
Section titled “3. 把他们的文件交给经理”在许可证被移除之前，先保存离职员工的OneDrive文件。打开那个人，前往OneDrive标签页，在Get access to files下点击Create link to files。打开这个链接，把团队需要的东西移动或复制到共享的地方，例如SharePoint网站。
取消离职员工发起的所有会议，让已预订的会议室和邀请都被清除。
4. 释放许可证
Section titled “4. 释放许可证”电邮和文件都安全后，你就可以把许可证给新员工重新使用。
- 打开那个人，然后前往Licenses and apps标签页。
- 取消勾选许可证，然后点击Save changes。
移除许可证后，Microsoft会保留用户的邮箱数据30天，然后删除。如果你已经先把邮箱转换成共享邮箱，电邮会保留下来。现在，这个空出来的许可证可以给下一位员工。如果你想减少账单上的许可证数量，请在续费之前通知Office Niaga。请看许可证和续费。
5. 删除账号（可选）
Section titled “5. 删除账号（可选）”只有在你没有转换或转发邮箱时，才需要删除账号。请按照以下步骤：
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点击那个人，然后点击名字下面的Delete user。如果账号还有许可证或文件，Microsoft可能会先显示额外的选项，例如让另一个人查看他们的OneDrive。
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在Delete this user?，点击Delete user。
Microsoft会保留已删除的账号30天。要恢复账号，请前往Users → Deleted users，勾选那个人，然后点击Restore user。日历项目和别名不会恢复。
请通过WhatsApp联系我们的支持团队：+60 16-916 3324。
常见问题
被封锁的账号还会占用许可证吗？
会。封锁登录并不会释放许可证。只有从用户身上移除许可证，或删除用户后，许可证才会释放。之后如果你想减少许可证，请通知Office Niaga，因为在数量减少之前，这个许可证仍然在你的订阅里。
我不小心删除了用户，还能拿回账号吗？
可以，只要在30天内。前往Users → Deleted users，勾选那个人，然后点击Restore user。Microsoft表示，日历项目和别名无法恢复。你需要一个空的许可证重新分配给对方。
为什么我不能删除这个用户？
如果你在这个账号设置了电邮转发，或已把邮箱转换成共享邮箱，请保留账号。删除它会停止转发或移除共享邮箱，而Microsoft可能会显示User cannot be deleted。